یکی از مهم‌ترین ابزارهای نادیده گرفته شده برای ارایه موفق خدمات اسپا، پر کردن فرم پذیرش است. این مدرک اهداف زیادی دارد، کمک‌رسانی به تراپیست‌ها و تشویق مشتریان برای توجه کردن به نیازهایشان درباره سلامتی.
Abby Funk-Gifford مدیر اسپا Rasa در Ithaca, New York می‌گوید: «ما علاقمند به ایجاد ارتباط با مهمان‌هایمان هستیم و این فرم‌ها شروع مهمی هستند.» او می‌افزاید: «فرم‌ها احساس خوبی به مشتری می‌دهد که در مکان درستی هستند و از آنها به درستی مراقبت می‌شود.» انواع مختلف فرم وجود دارد. شما می‌توانید یک فرم کلی برای خدمات مختلف آماده کنید یا اینکه برای هر نوع خدمات فرم‌های جداگانه داشته باشید.
تراپیست باید از اطلاعات مشتری‌ها و نظرها و بحث‌های مربوط به درمان‌های قبلی استفاده کند و قبل از ارایه مشاوره برای استفاده از خدمات اسپا، بر روی نکات کلیدی آن بحث کند و اگر کسی یک سال و یا بیشتر در آن مرکز حضور نداشت، حتما باید اطلاعاتش به‌روزرسانی شود. Lisa Starrمشاور ارشد Wynne Business چنین می‌گوید: «بله، فرم ممکن است این تصور را ایجاد کند که این مشتری است که باید شما را از تغییرات سلامتی‌اش باخبر کند، اما چه کسی فرم نهایی را می‌خواند؟» خوشبختانه، شما می‌خوانید. این‌ها سوالاتی هستند فراتر از اسم مهمان، آدرس و تلفن‌های تماس ضروری،که باید درون فرم پذیرش جای گیرند.
1. شغل شما چیست؟
Storie Olsen مدیر بازاریابی اسپای Fountains Day می‌گوید «ما این سوال را می‌پرسیم تا از شرایطی که با آن مواجهیم باخبر باشیم.» به‌طور مثال یک کارگر ساختمانی عضله و پوست متفاوتی با نفر دیگر که کار اداری انجام می‌دهد دارد.
2. آیا شما حساسیت، شرایط خاص پزشکی و یا به تازگی جراحی/آسیب داشته‌اید؟
چک لیستی از مشکلات رایج داشته باشید تا به مشتری برای یادآوری کمک کنید. این اطلاعات می‌تواند شما را قادر به انجام اقدامات احتیاطی در برابر تشدید شرایط موجود بکند و نیز در برابر الزامات قانونی بیمه کند. Sharon Stout مالک اسپای Tranquility Day می‌گوید: «ممکن است کسی آسیبی داشته باشد و پس از گرفتن ماساژ ادعا کند که مشکلش بدتر شده است. شما می‌توانید به فرم برگردید و ادعا کنید که این موضوع به شما گفته نشده بود.» دانستن راجع به حساسیت به ید یا دانه‌های گیاهی بسیار حیاتی است زیرا بعضی از محصولات مراقبت از پوست شامل چنین ترکیباتی هستند.
3. آیا دارویی مصرف می‌کنید؟
این موضوع برای موارد منع مصرف بسیار حیاتی است. به عنوان مثال، داروهای ضد درد ممکن است در حین ماساژ احساس کسلی بیاورد. یا اینکه برخی محصولات دارای رتینول با بعضی داروهای مراقبت از پوست سازگاری ندارند.
۴. هدف شما از مراجعه امروز چیست و دوست دارید که ما بر روی چه چیزی تمرکز کنیم؟
دانستن اینکه آیا مشتری فقط برای ریلکس شدن به اسپا آمده یا گرفتن ماساژ عمیق، می‌تواند به تراپیست برای جوابگویی به انتظارات مشتری کمک کند. برای خدمات صورت شما می‌توانید سوال‌های اصلی مربوط به سلامت پوست شامل خط‌ها، چروک، هایپرپیگمنتیشن( تجمع غیر یکنواخت رنگدانه‌های ملانین در پوست) را بپرسید.
5. آیا باردار هستید؟
بعضی از کالا‌ها و خدمات برای خانم‌های باردار مناسب نیست. ممکن است مشتری‌ها در مراحل اولیه بارداری توجه لازم را به شرایط خودشان نکنند. Olsen هشدار می‌دهد: «در سه ماهه اول بارداری شما نباید ماساژ بگیرید زیرا حساس ترین زمان برای جنین است.»
6.چه میزان فشار در ماساژ را ترجیح می‌دهید و اینکه آیا ناحیه‌ای وجود دارد که نباید ماساژ بگیرد؟
یک راه ساده برای پرسیدن این سوال ارایه دادن یک لیست از انواع ماساژها با فشارهای متفاوت است.کشیدن یک طرح کلی از بدن-جلو و عقب- و علامت گذاشتن مشتری برای نقاطی که درد احساس می‌کند، راهی ساده ولی کاراست.
7. در حال حاضر شما از چه پرهیزی برای سلامت پوست استفاده می‌کنید؟
لیستی آماده کنید که مشتری‌ها بتوانند علامت بزنند چند وقت یک بار از تمیزکننده، تونر، لایه‌بردار، سرم، ماسک، کرم دور چشم، مرطوب‌کننده و SPF استفاده می‌کنند. از آنها در خصوص برند مورد استفاده‌شان نیز بپرسید. بدین ترتیب از مواد اولیه مورد استفاده مطلع می‌شوید و می‌توانید مواد مشابه یا حتی جایگزین مناسب با آنها را پیشنهاد دهید.
8. نحوه آشنایی شما با ما چگونه بوده است؟
این کار فقط برای تخمین موفقیت روش‌های بازاریابی شما نیست، بلکه امکان جایزه دادن به مشتریانی که دیگران را معرفی می‌کنند نیز وجود دارد. می‌توان برای هر معرفی امتیازی را در نظر گرفت و پس از رسیدن به سقف مورد نظر، خدمات رایگانی را به مشتری معرف اختصاص داد.
9.چه نوع فعالیت یا سرگرمی را به‌طور منظم انجام می‌دهید؟
فعالیت‌های بیرون از خانه می‌تواند باعث آفتاب سوختگی شود. همچنین شرایط مفاصل و ماهیچه‌ها در ورزش‌های تنیس و دو متفاوت است.
10.آیا موضوع دیگری هست که ما باید بدانیم؟
شما هیچ وقت نمی‌دانید که چه چیزی را نمی‌دانید، در نتیجه هر اطلاعات اضافی به سلامت و رضایت مشتری کمک خواهد کرد.